Приходный кассовый ордер в Казахстане: форма КО-2

В Казахстане движение наличных фиксируют с помощью двух основных документов — приходного и расходного кассового ордера. В статье рассказываем о приходном кассовом ордере (ПКО), требованиях к заполнению и других правилах. Здесь же можно скачать актуальный бланк в Excel или заполнить документ онлайн.

Какие кассовые документы существуют в Казахстане

Все, кто ведет бухгалтерский учет в Республике Казахстан, обязаны подтверждать операции с наличными деньгами кассовыми документами. Это касается как организаций, так и предпринимателей.

Перечень документов вместе с формами прописан в Приказе Министра финансов № 562 от 20 декабря 2012 года:

• Приходный кассовый ордер по форме КО-1;
• Расходный кассовый ордер по форме КО-2;
• Журнал регистрации ПКО и РКО по форме КО-3;
• Кассовая книга по форме КО-4;
• Книга учета принятых и выданных кассиром денег по форме КО-4;
• Доверенность по форме Д-1;
• Журнал учета выданных доверенностей по форме Д-2.

РКО составляют при выдаче денежных средств из кассы организации, подробнее читайте здесь.

ПКО нужен при приеме денег в кассу. Его подписывает главный бухгалтер или уполномоченное лицо. Оба вида документов регистрируют в специальном журнале регистрации. Он может быть электронным или бумажным.

Доверенность обычно нужна при выдаче денег конкретному получателю. Бухгалтер указывает его ФИО в ордере после ФИО получателя денег. Кассир делает запись «По доверенности» и прикрепляет ее к РКО. В графе «Примечание» он указывает номер и дату доверенности.

Журнал учета выданных доверенностей используют для регистрации выданных доверенностей. Все страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.

Что такое приходный кассовый ордер (ПКО)

Это первичный бухгалтерский документ, на основании которого идет прием наличных денег в кассу организации в качестве:

• оприходования выручки;
• возврата подотчетных средств;
• получения денег с банковского счета;
• возврата заимствованных наличных;
• поступления средств в уставный капитал.

Документ составляют в одном экземпляре. Бланк состоит из самого ордера и квитанции к ПКО, которую отдают человеку, внесшему в кассу деньги.

Правила работы с ПКО

Порядок приема наличных денег и ведения кассовой документации в РК прописан в 3 и 4 параграфе приказа МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета». Далее перечислим основные правила.

Квитанция и печать

Вместе с ПКО выдается квитанция, которую подписывают главный бухгалтер и кассир. Обязательное условие — она должна быть заверена печатью организации при наличии, которая:

• подтверждает, что квитанция связана с указанным ордером;
• должна содержать наименование, организационно-правовую форму и другие сведения, не запрещенные законодательством РК;
• согласно утвержденной форме КО-1, должна ставиться на линии отреза в правом нижнем углу документа.

Условия приема ордера

В самом приходном ордере кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность подписи главного бухгалтера;
• наличие разрешительной подписи индивидуального предпринимателя, руководителя организации или его заместителя;
• правильность оформления документов;
• наличие указанных приложений.

Если какое-либо из перечисленных требований не соблюдено, кассир возвращает документы в бухгалтерию для последующего оформления по всем правилам. Если все в порядке — принимает деньги в кассу.

Использование ККТ

Прием денежных средств осуществляется с применением ККТ. Об этом сказано в статье 166 Налогового кодекса РК: все расчеты с деньгами проводятся с обязательным использованием онлайн-касс за исключением:

• физических лиц, которые не обязаны регистрироваться в форме ИП, кроме нотариусов и частных судебных исполнителей;
• ИП на патенте;
• ИП, которые представляют малый бизнес и действуют на территориях торговых рынков;
• ИП, которые работают на специальных налоговых режимах для крестьянских и фермерских хозяйств.

То есть все, кто не попадает под эти категории, обязаны выдавать клиенту помимо квитанции еще и кассовые чеки. Для исключений квитанция — единственный документ бухучета, который подтверждает оплату.

Кассовая книга и отчетность

По каждому ПКО кассир заполняет кассовую книгу сразу же после получения денежных средств. В конце рабочего дня он подводит итоги по всем операциям, подсчитывает остатки наличных и формирует отчет для бухгалтерии с приходными ордерами под роспись в кассовой книге.

Наличные, которые не подтверждены ПКО, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

Требования к заполнению приходного кассового ордера

Для учета приходных кассовых операций используют форму КО-1. Ее можно либо заполнить от руки, либо в электронном виде и распечатать. Второй вариант удобнее, так как исправления не допустимы.

Вначале заполните данные о компании и документе:

• наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ЗАО, ОАО) или индивидуального предпринимателя, если деньги поступают от сотрудника, укажите также структурное подразделение;
• ИИН/БИН;
• номер бланка в соответствии с внутренним документооборотом;
• дата составления.

Далее идут сведения о поступлении денежных средств:

• «Дебет» и «Кредит» — номера счетов, по которым идет движение денежных средств;
• сумма поступивших денег в цифрах;
• код целевого назначения, если он используется в компании;
• ФИО человека, от которого поступили деньги;
• основание для поступления денег, например, возврат аванса, оплата по договору и т.д.;
• сумма поступивших денег прописью;
• в строке «В том числе» укажите размер НДС либо «Без НДС», если он равен нулю.

Квитанция заполняется по аналогии. В ней нужно указать:

• название компании;
• номер;
• ФИО человека;
• основание;
• сумму прописью и цифрами.

На обеих частях бланка подпись ставят главный бухгалтер и кассир.

Готовый образец приходного кассового ордера в РК: скачать бланк

Заполненный приходный кассовый ордер выглядит следующим образом:

Бланк, который полностью отвечает актуальным требованиям законодательства Республики Казахстан, скачивайте далее в формате Excel.

Автоматическое создание и заполнение бухгалтерских документов онлайн в МоемСкладе

Ордер обязателен к применению не только при ручном ведении отчетности, но и при автоматизированном. Во втором случае заполнение займет еще меньше времени и сведет риск ошибок к нулю, если использовать сервис МойСклад.

Укажите информацию о компании и контрагенте, впишите сумму и основание ПКО — все остальное сделает сервис.

Вы можете скачать список приходных ордеров за весь период работы — в нем есть даты, контрагенты и суммы, в том числе и итоговая по всем документам, что удобно для отчетности. Заполнить онлайн в МоемСкладе можно и другие формы, например, РКО или отчет о движении денежных средств.